Digital eller mobil arbeidsplass – hva er egentlig forskjellen?

Techstep er tilhengere av en velfungerende mobil arbeidsplass. Men hva betyr det å ha en mobil arbeidsplass, og hva er forskjellen i forhold til en digital arbeidsplass? I denne artikkelen skal vi gå inn på hvordan vi lykkes med å skape et best mulig arbeidsmiljø i fremtiden.

Den digitale arbeidsplassen

Den digitale arbeidsplassen har lenge vært et samtaleemne. Selv om det fortsatt er et noe uklart begrep, så føles det likevel logisk når man ser nærmere på hva det betyr. Det handler rett og slett om å erstatte prosesser og arbeidsmetoder med tilsvarende digitale løsninger, og å gi ansatte verktøy slik at de kan utføre arbeidet sitt digitalt. Dette kan for eksempel være digitale verktøy for å signere avtaler og kontrakter, eller å håndtere timeregistreringen digitalt i stedet for å gjøre det på den gamle manuelle måten med papir og blyant.

Generelt har mange bedrifter kommet langt i sin digitalisering. De siste årene har de aller fleste arbeidsoppgaver på en eller annen måte blitt digitalisert. Det viktigste for virksomhetene i den videre utviklingen er imidlertid at man ikke «lener seg tilbake» og tror at man er ferdig. Selv om den digitale arbeidsplassen har blitt en selvfølge i dag, finnes det fortsatt mange naturlige tiltak som kan iverksettes for å fremme videre utvikling.

Den mobile arbeidsplassen

Selvfølgelig er konseptet med den digitale arbeidsplassen fortsatt et aktuelt mål å jobbe mot, men Techstep ønsker gjerne å ta det et skritt videre og snakke om den mobile arbeidsplassen. Dette er også et begrep som er litt uklart, men som likevel er høyaktuelt. I motsetning til den digitale arbeidsplassen, der vi er på utkikk etter digitale arbeidsverktøy, handler den mobile arbeidsplassen om det samme, men med fokus på mobile arbeidsverktøy. 

Hvis vi ser på eksempelet med timeregistreringen, hvor man forhåpentligvis har gått bort fra den manuelle håndteringen med papir og blyant til en digital løsning, ønsker vi å ta dette ett skritt videre ved å tilby det samme, men i en mobil enhet. Helst i form av en app som i beste fall er installert på sluttbrukerens smarttelefon. Det finnes mange prosesser i en moderne virksomhet som kan dra nytte av å undersøke hvilke rutiner som har en mobil løsning – alt fra det å godkjenne fakturaer, signere kontrakter og rapportere mangler, til enklere ting som å håndtere e-post og kommunikasjon.:

Hvordan skaper du en mobil arbeidsplass

Dette kan høres vanskelig ut, og det er heller ikke helt enkelt å vite hvor du skal begynne. Det finnes selvfølgelig noen åpenbare byggeklosser som du kan søke etter, men generelt vil dette kunne variere veldig avhengig av hvilket område du er aktiv på. Finnes det noen enkle trinn for å komme nærmere dette målet? Selv om det kan være store forskjeller, er det likevel noen viktige nøkkelkomponenter som du kan ta med deg på veien til den mobile arbeidsplassen.. 

Mobile First

Et begrep som ofte blir brukt, er «Mobile First». Kort sagt betyr det at når du implementerer nye tjenester, systemer eller prosedyrer, så må du alltid tenke på den mobile opplevelsen først. Finnes det allerede en app? Fungerer nettsiden bra på en liten skjerm? Hvis du fortsetter å implementere nye løsninger som baserer seg på gamle metoder, vil transformasjonen aldri komme i gang, og veien til målet ditt vil bli lengre og lengre. De aller fleste brukere er vant til mobil bruk av dagligdagse tjenester. Bare se på banksektoren der en velfungerende app sammen med BankID er nok til å kunne utføre de aller fleste banktjenester i dag..

Ikke prøv å gjenoppfinne hjulet

Rabatten utbetales automatisk. Dette kan høres ut som en selvfølge, men noen ganger er det lett å overse hvor mye som faktisk allerede er på plass før du starter på reisen din. Du trenger kanskje ikke å bruke så mye penger på å utvikle egne apper eller funksjoner, siden de fleste systemer som allerede er i bruk, har en tilsvarende app eller nettfunksjon til mobil bruk. Hvis du også har en MDM-plattform, så har du allerede de fleste byggeklossene du trenger – det gjelder bare å få lagt dem på riktig sted. Med en ferdig app og et MDM-system kan du som oftest oppfylle de fleste kravene som gjelder for å oppnå en brukervennlig opplevelse fra start til slutt.

Les om Managed Mobility Services – Fra strategi til implementering 

La brukerne styre utviklingen

Det er ikke lenger rimelig å forvente at IT-avdelingen helt og fullt forstår behovene og ønskene til en virksomhet. De fleste av oss har egne krav og ønsker for å kunne yte vårt beste i jobben. En enkel måte å sjekke hvor du har størst behov for innovasjon på, er å undersøke hva som finnes av «skygge-IT» i bedriften din. Benytter de ansatte private skyløsninger, er det et signal om at du bør implementere en lignende løsning. Hvis ansatte kommuniserer på WhatsApp, bør du se etter et bedriftstilpasset verktøy i stedet.

Et annet viktig poeng er å gi brukerne frihet til å velge sine egne verktøy. Selv om iPhone er den mest populære mobilen i dag, så betyr ikke det at alle vil ha den telefonen. Det samme gjelder for PC-er, der Windows har vært dominerende på arbeidsplassene i lang tid. Men mange, spesielt unge ansatte, foretrekker en Mac som sitt primære arbeidsverktøy. Som virksomhet bør man gi brukerne muligheten til selv å kunne bestemme hvilke arbeidsverktøy de vil ha. Det kan høres komplisert ut, og du kan trenge hjelp til å komme i gang med de nye arbeidsverktøyene, men når det er gjort, fungerer det vanligvis godt over tid.