Hvor langt er din arbeidsplass kommet?

Techstep mener alvor når de sier at de lever for å gjøre arbeidsplassen og oppgavene mobile. Techstep tror at frihet til å velge verktøy, programvare og arbeidssted gjør folk mer tilfreds – og din virksomhet til en mer attraktiv arbeidsgiver.
Gallery image

Men, spør noen, passer denne løsningen alltid til alle? Godt spørsmål! Techstep er overbevist om at de alltid kan hjelpe alle, men kanskje ikke alltid med samme løsninger. Det er derfor de har utviklet Modenhetsanalysen. Gjennom den kartlegges blant annet hvilke løsninger en arbeidsplass har tatt i bruk, hvilke strategier som ligger til grunn og hva man har oppnådd. Og ikke minst, gis råd til hvordan en virksomhet kan oppnå mer gjennom mobilitet.

Techstep tar allerede nå opp «bestillinger» fra virksomheter som ønsker en analyse av deres mobile modenhet. Her følger en rask innføring i de ulike nivåene de har definert.

1. Funksjonelt (Functional) nivå – der ting fungerer helt greit

Dette er begynnelsen, der typisk IT-avdelingen kjøper og eier mobiltelefoner til ansatte. Kjøpet er basert på et ønske og ikke et konsept med forventning til mer moderne effekter. Mer avansert er det ikke. Virksomheten har ennå ikke ønsket eller sett på mulighetene ved et helhetlig konsept for hva mobile løsninger kan bidra til for de ansatte. Derfor har de heller ikke noen policy på plass for sikkerhet, ulike eierskap til enheter eller kostnadskontroll ved kjøp av enhet utstyr eller tjenester. Innkjøpsprosessen har som regel vært ad hoc, og de ansatte har ikke muligheten til å oppgradere utstyret.
Men selv om ting fungerer helt greit – ikke minst fordi det er så få ting som kan «gå i stykker» – er det gjerne misnøye blant yngre og mer avanserte brukere og ikke minst mange muligheter organisasjonen går glipp av. Allerede her oppstår potensielle sikkerhetsproblemer når ansatte laster ned apps, surfer på internett og sender e-post fra mobilen. Kanskje har de begynt å ta bilder av viktige notater på en tavle eller for å dokumentere at en jobb er utført. Noen har funnet fram til hendige apper som kan brukes på jobben, hvor viktige data er lagret utenfor virksomhetens kontroll. Og slik fortsetter det, fordi mobiltelefonen er en «power tool» i den ansattes private hverdag – skapt for å gjøre livet lettere for den enkelte.

2. Muliggjørende nivå (Enabling) – når virksomheten blir bevisst hva de kan få til

Bevegelsen fra første til andre nivå krever at IT og virksomhetens ledelse tar del i beslutningen om hva som skal tilgjengeliggjøres og setter seg mål for konkrete effekter av økt mobilitet. I tillegg bør HR og de mer skeptiske kolleger involveres, for å sikre at viktige hensyn blir ivaretatt, spesielt med tanke på personvern.
På det muliggjørende nivået har virksomheten fått på plass ulike policyer som kostnadskontroll, sikkerhet og personvern for den nye utvidede mobilbruken og tilhørende funksjonalitet, og disse er forankret i ledelsen som støtter opp under bruken. Denne forankringen gjenspeiler seg i sentral registrering og en bedre kostnadskontroll samt håndtering av mobile enheter. Det gjenspeiler også at nye brukergrupper blir gjort mobile – gjerne såkalt front-end workers. Et sentralt kjennetegn for det muliggjørende nivået, er at virksomhetens data er tilgjengelige for den ansatte på mobiltelefonen utenfor kontoret og når som helst.

3. Betydelig (Contributing) nivå – høyere fart i mennesker og prosesser

På det tredje nivået går kollegene dine fra å konsumere bearbeidede data mobilt til skape data mens de er i farta.

For eksempel mens selgere er dialog med kunder på telefon eller i fysiske møter, registrerer varer i butikken,klargjør et fly for take-off eller gjennomfører inspeksjoner av heiser. Til dette brukes det ofte standard apper (hyllevare fraApp Store og Google Play), og infrastrukturen er designet for stabilitet, enkelthet og det å kunne takle mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett. Medarbeidere som bruker løsningene har en klar oppfatning av at jobben blir gjort både raskere og bedre enn før.
For å komme til dette nivået, bør virksomheten samle mennesker med ansvar for nettverk, IT/PC-klienter, sikkerhet, forretningsutvikling, kunder og partnere/leverandører. I tillegg vil vi anbefale å ha med noen eksterne som tar ansvaret for å gi gode mobile brukeropplevelser ved å finne de lavthengende fruktene.

4. Differensierende (Differentiating) nivå – når mobile løsninger gjør dere annerledes og endrer leveransene

Der forrige nivå både føles bra og oppnår mye for ansatte og bedriften, blir dette et nivå karakterisert av mer helhet, strategisk retning, betydelige investeringer og målbare kriterier for hva mobiliteten skal oppnå (ROI). Og der man tidligere har fått velsignelse fra ledelsen for spredte tiltak, er det nå ledelsens og forretningssiden ambisjoner for mobilitet som er drivende.
Virksomheten har utviklet sine egne apper, og leverandører utfordres til å tilpasse seg nye måter å jobbe på. De som lykkes vil se at den mobil IT-sikkerhet blir bedre enn før, og at jobben utføres mer effektivt og – særlig på dette nivået – bedre og annerledes. Kunden søker bevist etter å adoptere/teste ut digitale arbeidsmåter sammen med grensløs mobilitet. For å bevise dette er det innført klare målinger og rapportering av gevinstene ved de mobile løsningene.

5. Transformerende (Transformational) nivå – når virksomheten høster gevinstene og samtidig utforsker nye steg

Lavere kostnader, økte inntekter, bedre renomme som arbeidsgiver… Gevinstene ved investeringene i mobilitet er følbare, tydelige og målbare. De ansatte nyter den høyeste grad av frihet til å jobbe fra hvor som helst (det er relevant), og de kan selv velge hvilke enheter og applikasjonssuites de ønsker å bruke fra et større univers definert av arbeidsgiver. Det viktigste er brukeropplevelsen sammen med evnen til å dele på tvers internt og eksternt- uavhengig produsentenes innlåsning.
Kanskje enda mer definerende for dette nivået, er at de ansatte bruker mobile enheter sammen med for eksempel stemmegjenkjenning, Holo lens, Virtual Reality og Augmented Reality direkte fra sin mobile enhet for å få jobben smidig og godt dokumentert. For å komme til dette nivået kan vi enkelt si at hele organisasjonen må stå bak ambisjonsnivået. Alle må jobbe for det samme forståelsen og behovet for å digitalisere og forsterke den menneskelige kapabilitet.

Hvor er din virksomhet i blant disse modenhetsnivåene? Og hvor ønsker dere å være?

Tekst: Techstep